Orientações: Envio de e-mails pelo portal

Para uma melhor gestão, necessita-se de ótimas ferramentas que auxiliem no cotidiano da entidade, que esteja entre o lançamento de uma parcela e sua quitação.

Visando isso, foi desenvolvido uma plataforma chamada de Portal de boletos, que auxilia o módulos Entidades no envio dos boletos para os associados. Este portal é uma ferramenta poderosa, onde há o salvamento dos registros e tem o controle dos envios dos e-mails. Podendo saber as situações, se eles estão pendentes de envio, se foram enviados, ou se ocasionaram algum erro.

Após gerar o lançamento de uma receita avulsa, de um serviço extra ou de um faturamento, e fazer os filtros da tela do Contas a Receber, será mostrado em tela os lançamentos.

_{Obs: Utilizei como exemplo um faturamento que já foi executado e enviado os boletos, mas os passos a seguir pode ser feito em lançamentos ainda não gerados.}

Com os lançamentos em tela, pode selecionar apenas os que deseja ser enviados por e-mail, ou caso não selecione nenhum, todos em tela serão enviados para a tela de cobrança.

Após selecionar, clicar no botão "3- Cobrança", onde irá abrir um laque de 3 opções:

1. Gerar Cobrança.
   • Opção que vamos utilizar, para o envio e verificação dos e-mails já enviados. 
2. Ler retorno.
   • Abre a tela de leitura de arquivos de retorno CNAB.
3. Atualiza Inf. Boletos.
   • Faz a atualização no Portal do cliente sobre as modificações dos boletos.

Ao clicar em "Gerar Cobrança", será aberto a tela de cobrança, com varias informações.

Além das informações de vencimento dos lançamentos e do valor a ser cobrado, há os campos de "Situação Boleto" e "Situação Remessa", onde mostra de a remessa e o boleto ainda estão pendente de geração ou já foram gerados.

Há também os botões de "2 - Gerar Remessa", onde pode gerar a remessa para enviar ao banco (depois de feita a homologação bancária junto ao gerente da conta), ou o botão de "1 - Boleto", onde será possível a geração de boleto e/ou o envio do mesmo por e-mail.

Logo após o envio dos boletos por e-mail, pode-se utilizar o botão Retorno Boletos (Portal), onde irá atualizar as informações dos boletos nos campos:

• Situação E-mail.
  • Discrimina se foi enviado, não enviado (em branco) ou erro no envio.
• Data do E-mail.
  • Data e hora do envio do e-mail.
• Detalhes do E-mail.
  • Mensagem de retorno do e-mail, se foi enviado (de qual para qual/quais e-mail), se ocasionou erro (se teve erro de envio por remetente, ou de servidor), etc...
• Data de leitura.
  • Data e hora da abertura do link do portal de boletos enviado via e-mail.

Caso apresente falha ao enviar, como na imagem a seguir, pode ser verificado a mensagem do detalhes de e-mail.

Caso apresente falha ao enviar, na aba Filtros 6 do Contas a Receber/Recebidas, no campo Situação envio de e-mails, pode ser filtrado os lançamentos por situação de envio, sendo eles:

• TODOS.
  • Padrão do sistema, onde traz todos os registros.
• Em processamento.
  • Trás todos os lançamentos que foram enviados ao portal, mas ainda aguardam na fila de envio do portal.
• Com erro.
  • Mostra todos os lançamentos que ocorreram erro ao enviar, podendo ser por falta de remetente, ou de recusa do provedor, há varias causas para o não envio.
• Enviado.
  • Mostra apenas os lançamentos que tiveram o e-mail enviado aos associados.
• Não enviado.
  • Mostra os lançamentos que não foram enviados por e-mail.
• Não lido.
  • Mostra apenas os lançamentos que tiveram o e-mail enviado aos associados, mas ainda não foram lidos (campo de data da leitura na tela de cobrança).

Conclusão

O Portal é uma ferramenta de envio de e-mails para um melhor aproveitamento e organização da sua entidade.

Com ele você terá um gerenciamento para o envio e leitura de retorno, podendo assim, verificar causas e motivos de erros, de não recebimento e também, datas e horários das visualizações.