Gestão com qualidade: Orçamento anual

Com o término de cada ano é comum que as empresas e entidades comecem a traçar suas metas e planejamentos financeiros, baseado em todos os lançamentos ocorridos no ano.

Por meio destes planejamentos, pode-se definir metas e objetivos, possíveis para otimizar a tomada de decisões e traçar estratégias mais assertivas que iram potencializar o crescimento e o desempenho do negócio. Mas é claro, caso ele seja feito de forma correta.

O que é um orçamento anual?

De uma maneira simplificada, orçamento é um “mapa” de cálculos de custos. Na visão empresarial, é a previsão de receitas/despesas para um determinado período, que costumam ser anuais.

Com a criação deste orçamento, a empresa fornece uma visão ampla da saúde financeira, garantindo o controle das finanças e permitindo um maior equilíbrio entre o controle de gastos e lucros. 

E, como é natural despesas/receitas oscilarem ao longo do ano, é necessário um acompanhamento do planejamento financeiro anual.

Qual a importância de fazer um orçamento anual?

O orçamento anual traz muitas vantagens para a empresa, sendo eles:

• Maior gestão de custos e investimentos.
• Uma visão dinâmica sobre a companhia.
• Melhor organização.

Como criar um orçamento anual no Supera Entidades?

Ao entrar no sistema Entidades, o gerenciador de orçamento anual pode ser encontrado no menu Financeiro > Orçamento Anual.

Ao clicar com o botão esquerdo do mouse, será direcionado a tela de gerenciamento (como mostra a imagem abaixo), nesta tela, pode-se utilizar os três botões padrões do sistema, que são de Adicionar, Alterar ou Excluir.

Ao clicar para adicionar um novo, será mostrado uma pequena tela com algumas opções, onde a alternativa escolhida será o formato de criação do orçamento.

• Utilizando a opção “Adicionar um novo (Apenas por Plano de Contas)”, irá abrir o orçamento anual baseado apenas pelo Plano de Contas, onde poderá filtrar todos os planos cadastrados no sistema no menu Cadastros > Plano de Contas / Centro de Custos.
• Utilizando a opção “Adicionar um novo (Por Plano de Contas e Centro de Custos)", irá abrir o orçamento anual baseado no Plano de Contas juntamente com o Centro de Custos, onde para cada Plano de Contas, será preciso vincular um Centro de Custos.
• Para utilizar as duas opções seguintes, precisará ter um orçamento anual já realizado em um período anterior, pois os mesmos se baseiam nos valores previstos e realizados de um outro orçamento.

Neste exemplo foi utilizado a primeira opção, apenas por plano de contas. Onde para dar continuidade, irei clicar no botão OK da tela.

Ao clicar, será redirecionado a uma nova tela, que será aberta em modo janela, mas não como outras telas do sistema.

Ao abrir, ela já mostra algumas configurações que precisam ser feitas para a criação de um novo registro de Orçamento Anual, onde cada campo será detalhado abaixo.

• Descrição:

     O campo descrição é um breve texto que será utilizado para identificar o orçamento anual.

• Regime:

     O campo regime descreve o tipo de regime contábil que a entidade utiliza, sendo eles Regime de Caixa e Regime de Competência.

• Status:

     O campo Status é utilizado ao final do orçamento, onde vem como padrão a opção aberto, opção que pode editar os valores, e a opção de aprovado, será utilizado quando o orçamento for aprovado pela entidade, pois não poderá ser feitas alterações subsequentes.

• Mês Inicial e Ano Inicial:

     Os campos de mês e ano inicial é o período inicial do orçamento.

• Mês Final e Ano Final:

     Os campos de mês e ano final é o período final do orçamento.

• Observações:

     Campo de observação é a descrição mais completa e abrangente do orçamento.

Depois de preencher todos os campos, para salvar as informações e poder criar a estrutura desejada, precisa acionar o botão Salvar Cabeçalho.

Ao fazer isso, irá aparecer uma tela para a confirmação do período, verifique com atenção as informações antes de concluir, pois as datas não podem mais ser modificadas.

Ao finalizar, irá abrir novamente a tela de orçamento anual, mas com toda a estrutura já feita, faltando apenas as informações dos planos de contas e seus valores previstos.
Para adicionar os planos de contas, há um botão no canto inferior esquerdo chamado de Selecionar Planos, com um ícone de + (símbolo de adição/mais) verde.

Ao clicar no botão para selecionar os planos, será aberta uma janela onde serão mostrados todos os planos de contas da Entidade cadastrados no sistema, tanto de receitas quanto de despesas.

Ao lado de cada plano de contas, há uma caixa de seleção que, quando selecionada, irá para o orçamento anual.

No exemplo acima, foi deselecionado alguns planos de contas de receitas e outros de despesas. E os adicionei ao grid clicando no botão Ok.

A estrutura base está completa, ela se assemelha a uma planilha, possuindo a primeira coluna todos planos de contas analíticos selecionados, e a partir da segunda, todos os meses entre o período inicial e final definidos no cabeçalho.
Nas linhas de cada plano de contas, será necessário adicionar os valores previstos referentes a cada mês em suas respectivas colunas.
No exemplo, não será preenchida todas as colunas e linhas, apenas algumas de receitas/ despesas como exemplo conforme as imagens abaixo.

Logo após o preenchimento de todos os meses e todos os valores, no canto inferior direito terá um botão nomeado OK, que ao ser pressionado irá salvar as informações.

Não há necessidade de fazer o preenchimento dos campos em apenas uma edição, podendo ser salvo e voltar a qualquer momento para dar continuidade.

Ao salvar, será criado no formulário de cadastro, o orçamento anual.

Ao entrar novamente no orçamento, todas as linhas de valores estarão preenchidas com os valores, caso tenha esquecido alguma linha do plano de contas sem valor, será preenchida automaticamente com valor de R$0,00.

Quando o orçamento anual estiver devidamente preenchido e estiver aprovado pela gestão, será necessário alterar o campo status de “aberto” para “aprovado” e logo em seguida, salvar pressionando novamente o botão OK.

Ao fazer isso, aparecerá uma mensagem que após a mudança, não poderá mais editar o orçamento, e se deseja continuar com a operação.
Quando estiver aprovado, será duas abas dentro do orçamento, a de “Orçado x Realizado PC” e “Orçado x Realizado CC”

Ambas as abas têm filtros que podem ser utilizados para melhor visualização durante o período dos valores que foram orçados, comparando com os realizados.

Ambos os valores realizados são trazidos do Contas a Receber/Recebidas do módulo Financeiro. Logo, todos os valores de realizados serão preenchidos automaticamente, podendo ser conferidos diariamente, mensalmente ou de forma anual.

Conclusão

O orçamento anual é o planejamento das rendas/despesas, assim expondo a situação financeira atual, possibilitando ajustes no orçamento de acordo com objetivos e situação.

É importante salientar que o orçamento anual não é “escrito em pedra”, então tudo bem alterar caso ocorra algo que não estava programado. Para isso, basta rever algumas despesas e fazer o ajuste.

Tanto o orçamento quanto o acompanhamento trarão clareza na atual situação, facilitando na tomada de decisões ou até mesmo, como mencionado anteriormente, trazendo tranquilidade em casos imprevistos.